Kontrola ujawniła uchybienia w II LO....

Jak wynika z protokołu kontroli przeprowadzonej przez Starostwo Powiatowe w Inowrocławiu, dokumentacja wycieczek była prowadzona nierzetelnie i nie zawierała wszystkich wymaganych elementów.

Wątpliwości wokół rozliczeń

Najpoważniejsze zastrzeżenia dotyczą dokumentacji finansowej.

- Z dokumentacji przedłożonej do kontroli nie sposób jednoznacznie określić kto i w jaki sposób dokonywał wpłat na wycieczki organizowane przez szkołę – napisali kontrolerzy.

Zwrócili również uwagę na niespójności pomiędzy dokumentami. W rozliczeniach jako źródło finansowania wskazywano wpłaty rodziców, jednak na fakturach jako nabywcy figurowali kierownicy wycieczek, Rada Rodziców albo poszczególni rodzice.

W wielu przypadkach rozliczenia nie zawierały dat sporządzenia, nie uwzględniały pełnych kosztów wyjazdów lub zawierały rozbieżności dotyczące liczby uczestników i źródeł finansowania.

- Część rozliczeń nie wskazywała całkowitego kosztu wycieczki, nie była spójna i nie miała odzwierciedlenia w przedłożonej do kontroli dokumentacji wycieczki, lista uczniów, umowa, faktura) - czytamy w protokole kontroli.

Choć starostwo nie dopatrzyło się strat finansowych, samo ustalenie pełnego przebiegu operacji finansowych okazało się utrudnione z powodu niekompletnej dokumentacji.

- Nie ustalono nieprawidłowości skutkującej stratą finansową dla szkoły, uczniów lub rodziców – poinformowało nas starostwo po zakończeniu kontroli.

W tej sprawie skierowaliśmy dodatkowe pytania do urzędu.

Brak podpisów, niekompletne dokumenty i błędy w umowach

Lista zastrzeżeń nie kończy się jednak na kwestiach finansowych. Kontrola wykazała liczne uchybienia organizacyjne. W dokumentacji brakowało m.in. podpisów dyrektora pod listami uczestników, podpisów uczniów pod regulaminami, numerów telefonów kierowników wycieczek czy kompletnych programów wyjazdów. W wielu przypadkach dokumenty zawierały sprzeczne informacje.

Kontrolerzy zakwestionowali również sposób wyboru biur podróży. Część dokumentacji nie zawierała wymaganych przepisami protokołów wyboru ofert spośród trzech organizatorów. Do kontroli nie przedstawiono również wszystkich ofert, które miały stanowić podstawę wyboru wykonawcy.

Zastrzeżenia dotyczyły także samych umów. Kontrola wykazała przypadki podpisywania dokumentów przez osoby nieuprawnione do reprezentowania szkoły, brak aneksów mimo zmian liczby uczestników oraz rozbieżności pomiędzy stronami umów a podmiotami wskazanymi na fakturach.

Kontrolerzy: zabrakło właściwego nadzoru

W podsumowaniu kontroli urzędnicy wskazali wprost na problem z nadzorem nad organizacją wycieczek.

- Stwierdzono brak należytego nadzoru w zakresie organizacji i prowadzonej dokumentacji wycieczek szkolnych – zapisano w protokole.

Do ustaleń odniosła się dyrektor szkoły Maria Żukowska, która w odpowiedzi przekazanej starostwu podkreśliła, że stwierdzone nieprawidłowości miały charakter organizacyjny i dokumentacyjny.

- Stwierdzone uchybienia miały charakter formalny i organizacyjny, nie wpłynęły na przebieg wycieczek ani bezpieczeństwo uczestników – wskazała dyrektor.

Szkoła zadeklarowała wdrożenie wszystkich zaleceń pokontrolnych oraz wprowadzenie dodatkowych mechanizmów nadzoru nad dokumentacją wyjazdów.