Analiza zużycia materiałów na podstawie danych z minimum 6 miesięcy

Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, warto poznać realne zapotrzebowanie. Przeanalizuj dane o zużyciu materiałów z ostatniego półrocza. Sprawdź, które produkty są wykorzystywane regularnie a które zalegają na półkach. Już taki prosty zabieg pokaże, gdzie są straty i nadmiary, co pozwoli zredukować zakupy do rzeczywiście potrzebnych asortymentów i wolumenu.

 

Konsolidacja dostawców

Współpraca z wieloma dostawcami bywa kusząca, ale generuje dodatkowe koszty: logistyczne, czasowe, a nawet księgowe. Warto przeanalizować ofertę i spróbować zredukować liczbę partnerów handlowych, wybierając tych, którzy zapewniają szeroki asortyment, dobre ceny i korzystne warunki dostaw. Korzystanie z usług jednej czy kilku hurtowni otwiera też szerokie pole do negocjacji cenowych czy uzyskania stałych rabatów.

 

Zakupy zbiorcze w oparciu o prognozy

Planowanie zakupów z wyprzedzeniem i składanie większych zamówień raz w miesiącu zamiast kilku mniejszych co tydzień to chyba najprostszy sposób na obniżenie kosztów jednostkowych, zwłaszcza że hurtownicy często oferują zniżki za większe zamówienia. Prognozowanie oparte na analizie sezonowości zużycia zwiększa skuteczność tego rozwiązania.

 

Regularna inwentaryzacja i kontrola zapasów

Stałe monitorowanie stanu magazynowego pozwala uniknąć zarówno braków, jak i nadmiaru. Regularne przeglądy zapasów – najlepiej raz w tygodniu – umożliwiają szybką reakcję na zmiany w zużyciu i w razie potrzeby na sporządzenie nowych prognoz. Pomagają też uniknąć niepotrzebnych zakupów, które blokują środki finansowe.

 

Wykorzystanie materiałów uniwersalnych

Tam gdzie to możliwe, warto wybierać materiały o uniwersalnym zastosowaniu, które sprawdzą się w różnych typach procedur. Zamiast kilku rodzajów, można ograniczyć się do jednego, bardziej wszechstronnego produktu. Dobrym przykładem są plastry z opatrunkiem w różnych rozmiarach, przydatne zarówno w pediatrii i w POZ, jak i w zabiegach ambulatoryjnych czy w codziennej działalności gabinetów specjalistycznych.

 

Edukacja personelu w zakresie ekonomicznego użycia materiałów

Personel medyczny często nie jest świadomy kosztów poszczególnych materiałów. Warto prowadzić krótkie szkolenia lub przekazywać materiały informacyjne na temat ekonomicznego gospodarowania zasobami bez wpływu na jakość opieki nad pacjentem. Czasem wystarczy zwrócić uwagę na proste zmiany w nawykach.

 

Kontrola strat i błędów

Często materiały marnują się z powodu nieprawidłowego przechowywania (np. w zbyt wilgotnym pomieszczeniu), braku oznaczeń lub braku informacji o dacie przydatności. Zdarza się też, że zużywa się więcej materiału niż to konieczne do wykonania procedury. Identyfikacja takich źródeł strat pozwala szybko je wyeliminować i odzyskać część kosztów.

 

Jak widać, prowadzenie rentownej przychodni medycznej nie musi oznaczać cięć na jakości używanych materiałów czy obniżenia standardu świadczonych usług. Nie trzeba też rezygnować z komfortu pacjentów i pracowników. Do znacznego obniżenia kosztów działalności podmiotu wystarczy strategiczne spojrzenie na to, jak zarządzamy zapasami – od analizy zużycia po edukację personelu. Mądre decyzje zakupowe, dobre planowanie i współpraca z rzetelną hurtownią, taką jak Eplaster, pozwalają zmniejszyć koszty nawet o 20% – bez ryzyka, bez odpływu pacjentów, bez zaniżania opinii w Google, bez kar od Sanepidu, za to z czystym sumieniem i z satysfakcją.