Tradycyjny vs. elektroniczny obieg dokumentacji

System obiegu dokumentów to uporządkowany proces przepływu dokumentacji w organizacji, obejmujący kluczowe etapy, takie jak tworzenie, dystrybucja, przechowywanie, archiwizacja oraz ewentualne usuwanie. Głównym celem takiego obiegu jest usprawnienie zarządzania oraz zapewnienie efektywnej wymiany informacji. Firmy – zarówno małe, jak i duże – mogą podchodzić do tego na dwa sposoby: korzystając z tradycyjnych metod lub wdrażając cyfrowe i zautomatyzowane rozwiązania. Wybór optymalnego podejścia zależy od wielkości przedsiębiorstwa, dostępnych zasobów oraz celów strategicznych.

Tradycyjny obieg informacji i dokumentów

W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów, pisma krążą między działami organizacji w fizycznej formie. Każdy dokument musi zostać ręcznie podpisany, zatwierdzony i przekazany do kolejnego etapu przetwarzania, co wydłuża cały proces. Jest to przede wszystkim czasochłonne, kosztowne oraz istnieje duże ryzyko błędów wynikających z ludzkich pomyłek. Dokumenty związane z różnymi działami są przechowywane w segregatorach i archiwach, co wymaga dodatkowej przestrzeni i wiąże się z ryzykiem ich zagubienia lub zniszczenia. Brak automatyzacji powoduje, że koordynacja nad obiegiem informacji jest ograniczona, a dotarcie do konkretnego dokumentu może zajmować sporo czasu.

Obieg dokumentów w formie elektronicznej

System elektronicznego obiegu dokumentów daje możliwość przepływu dokumentów w formie cyfrowej, co przekłada się na sprawniejsze monitorowanie i większe bezpieczeństwo danych. Dzięki wykorzystaniu systemu EOD można w łatwy sposób archiwizować, zarządzać oraz przyspieszać cały proces akceptacji dokumentów. Aby system elektronicznego obiegu dokumentów działał sprawnie, powinien być w pełni zintegrowany z istniejącymi rozwiązaniami IT w firmie oraz regularnie monitorowany pod kątem efektywności i zgodności z dynamicznie zmieniającymi się wymaganiami biznesowymi. Zasady obiegu dokumentów powinny być jasno określone, dzięki czemu dany dokument może być szybko i sprawnie przetworzony. Upoważnione osoby mogą zdalnie z każdego miejsca uzyskać dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej, co ułatwia kontrolowanie w czasie rzeczywistym, gdzie aktualnie znajduje się pismo i kto nad nim pracuje.

To się opłaca – główne zalety elektronicznego systemu obiegu dokumentów w firmie

Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, zyskujesz szereg korzyści, których beneficjentem stanie się praktycznie cała organizacja.

  • Digitalizacja dokumentów pozwala na przechowywanie dokumentów w systemie informatycznym i ich późniejsze przetwarzanie za pomocą technologii Optical Character Recognition (OCR).
  • Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na automatyczne przesyłanie dokumentów między działami w firmie, co zwiększa efektywność i przyśpiesza przepływ informacji.
  • System zarządzania dokumentami daje możliwość dokonywana zmian w czasie rzeczywistym.
  • Elektroniczny obieg faktur eliminuje konieczność manualnego procesu wprowadzania danych, co redukcje błędy wynikające z ręcznej pracy nad dokumentacją.
  • Generuje oszczędności związane z drukiem, przesyłką i przechowywaniem dokumentów.
  • Umożliwia łatwiejsze zarządzanie wersjami – faktury, umowy i inne dane są klarownie przedstawione w obiegu, co jest szczególnie istotne w kontekście pracy z klientami zewnętrznymi.
  • Odpowiednie zarządzanie obiegiem dokumentów umożliwia szybkie odnalezienie konkretnej umowy oraz śledzenie etapów jej akceptacji.
  • Wdrożenie EOD zapewnia zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych i zezwala na dostęp do dokumentacji tylko upoważnionym pracownikom.

Obieg dokumentów księgowych i obieg umów – przykłady zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwala na sprawne zarządzanie dokumentacją finansową – fakturami, rachunkami czy raportami księgowymi. To nie tylko wsparcie dla księgowości, ale liczne korzyści także dla innych obszarów w przedsiębiorstwie.

Obieg umów – umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami papierowymi.

Obieg dokumentów księgowych – ułatwia zarządzanie fakturami, rachunkami i inną dokumentacją finansową.

Rejestr pism przychodzących – pozwala na szybkie katalogowanie dokumentów i efektywne zarządzanie korespondencją.

Obieg wniosków urlopowych – automatyzuje proces akceptacji i rejestracji urlopów.

System elektronicznego obiegu dokumentów daje przedsiębiorstwu lepszą kontrolę monitorowania dokumentów związanych z kontrahentami i klientami, umożliwia archiwizację w systemie informatycznym oraz szybkie odnalezienie konkretnej umowy i śledzenie etapów jej akceptacji.

Mniej papieru, więcej efektywności - wdróż elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie

Digitalizacja i efektywne zarządzanie dokumentacją to krok w stronę zoptymalizowanego biznesu. Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko usprawnienie codziennych procesów, ale także szczególnie ważny element strategii rozwoju nowoczesnej firmy. Wdrożenie go zapewnia wiele korzyści – poprawia jakość i spójność procesu obiegu dokumentów, wpływa na oszczędność czasu, zwiększa pełny nadzór nad dokumentami i zapewnia większe bezpieczeństwo danych. EOD automatyzuje przebieg pracy oraz usprawnia przepływ informacji w firmie. Wdrożenie nowoczesnego systemu zarządzania dokumentacją to inwestycja, która szybko się zwraca – obniża koszty operacyjne i pozwala na silniejszą pozycję na rynku.