Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?

RODO nałożyło na przedsiębiorców, którzy wchodzą w rolę administratorów danych, wiele obowiązków. Wśród nich warto wyszczególnić zobowiązanie do:

  • przechowywania dokumentów przez wskazany w przepisach okres,
  • wyznaczenia osób mających dostęp do danych,
  • wyznaczenia osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych i zarządzanie nimi,
  • opracowania procedur w zakresie sprawnego usuwania danych,
  • opracowania procedur dotyczących wglądu do własnych danych osobowych.

     

Zgodnie z powyższym, archiwizacja danych odbywa się na podstawie regulacji wewnątrzzakładowych - RODO nie wskazuje konkretnych rozwiązań, ponieważ trzeba dostosować je do specyfiki działalności firmy. Więcej na temat tego, jak przechowywać dokumenty, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentów/.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO

Niszczenie dokumentów firmy w zgodzie z RODO jest zagadnieniem wieloaspektowym. Podstawowym zadaniem przedsiębiorcy jest usuwanie danych bez zbędnej zwłoki, gdy tylko przestaną być one wymagane. Można więc powiedzieć, że utylizacja powinna odbywać się po upływie ustawowego okresu przechowywania. Niszczenie dokumentów papierowych odbywa się przy pomocy niszczarek przemysłowych spełniających założenia normy DIN 66399. Można powiedzieć, że jest ona uzupełnieniem RODO na skalę międzynarodową. Specyfikacja procesu niszczenia danych dostępna jest pod adresem https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/torun/.

Czy RODO umożliwia korzystanie z usług outsourcingowych?

Najważniejsze pytanie dla wielu przedsiębiorców brzmi, czy RODO umożliwia korzystanie z usług zewnętrznych w zakresie archiwizowania i niszczenia dokumentów? Jak najbardziej. Ustawodawca nie wyklucza takiego rozwiązania, ale zaznacza, że administrator danych ma obowiązek przekazać je z zachowaniem pewnych zasad. Najważniejszą jest podpisanie stosownej umowy. Niszczenie dokumentów przez Rhenus Office Systems Poland obejmuje nie tylko ich wersję papierową, lecz także nośniki danych elektronicznych. Jeśli prowadzisz firmę w Toruniu i jego okolicach zdecydowanie powinieneś zapoznać się z ofertą zamieszczoną na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/torun/.